Administratör till vår internservice

Är du intresserad av att arbeta med administration och internservice? Vetenskapsrådet söker en engagerad och driven administratör som trivs med varierande arbetsuppgifter och är inte rädd för att hugga i och hjälpa till där det behövs. Det här är jobbet för dig som brinner för god service, trivs med varierande arbetsuppgifter och många externa kontakter. Bli en av oss! Rollbeskrivning och arbetsuppgifter  Som administratör kommer du vara del av en grupp och arbeta nära i samarbete med andra funktioner i vår internservice. Arbetet ställer krav på flexibilitet och hantering av flera olika uppdrag samtidigt. I arbetet ingår administrativa uppgifter som bland annat posthantering, registratur, utlämning av kontorsmaterial och IT-tillbehör men också hantera felanmälningar, boka möten/konferenser samt annan förekommande administration. Du verkar inom många områden och har kontaktytor och samarbeten inom och utanför myndigheten. Arbetsuppgifter: • Bistå i det dagliga arbetet i vår internservicehubb • Hantera förfrågningar och bokningar • Fakturahantering • Inköp av varor och tjänster • Övrigt förekommande arbetsuppgifter Vi hjälps ofta åt och det kan även bli aktuellt med andra arbetsuppgifter som förekommer inom enheten. Du kommer att vara placerad på enheten för juridik, arkiv och registratur, som är en del av Vetenskapsrådets förvaltningsavdelning, din närmsta chef är enhetschefen och du rapporterar till kontorsansvarig. Vi ser att du som söker har: • En gymnasieexamen inom ett område som är relevant för tjänsten • Erfarenhet av arbete inom internservice/kontorsservice vid en myndighet • Erfarenhet av diarieföring i Platina • Erfarenhet av fakturahantering i Agresso • Goda kunskaper i Officepaketet • Goda kunskaper i svenska, i tal och skrift • Kunskaper i engelska, i tal och skrift Det är meriterande om du har: • En eftergymnasial utbildning som är relevant för uppdraget eller annan kompetens som bedöms som likvärdig • Kunskaper i ytterligare språk • Erfarenhet av att planera och boka konferenser/resor inom Sverige och utomlands • Erfarenhet av passerkortssystemet RCO • Erfarenhet av att arbeta med ärendehantering i JIRA Dina egenskaper Som person är du trygg, stabil och har god självinsikt. Du har lätt för att samarbeta med andra och du är effektiv och ansvarstagande. Du är också bra på att planera och organisera ditt arbete samt är öppen för förändringar och nya arbetssätt. Som administratör behöver du vara kvalitetsmedveten och serviceinriktad, ta egna initiativ och vara intresserad av att utveckla de administrativa arbetsuppgifterna. Du har god problemlösningsförmåga och kan på kort tid sätta dig in i nya arbetsuppgifter. Då arbetet stundtals kan vara krävande med snabbt växlande och varierande arbetsuppgifter, behöver du vara flexibel samt ha en hög administrativ kapacitet och en god serviceförmåga. Placering Vi sitter på Hantverkargatan 11 B i centrala Stockholm. Tjänsten kräver närvaro på kontoret på heltid. Anställningsform och tillträde Vi erbjuder en tillsvidareanställning på heltid med 6 månaders provanställning. Vi ser gärna att du börjar så snart som möjligt, med hänsyn till eventuell uppsägningstid. Är du intresserad? Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta • Victoria Söderqvist, enhetschef 08-546 44 031 • Eva Sparreljung, HR-specialist 08-546 44 079 • Bente Ahlström, Saco-S 08-546 12 340 • Nina Glimster, ST 08-546 44 215 Så ansöker du Skicka in CV och personligt brev via vårt rekryteringssystem senast 2024-11-14. Märk ansökan med diarienummer 2.2.1-2024-06800. Vetenskapsrådet är Sveriges största statliga forskningsfinansiär. Vårt arbete handlar om att ge forskare goda förutsättningar att bidra till samhället med forskning av högsta kvalitet. Hos oss arbetar omkring 250 personer i centrala lokaler i Stockholm och Göteborg. Vi hanterar ansökningar, utvärderar och följer upp forskningens villkor och kommunicerar om forskning. Läs mer om vår arbetsplats och möt några av våra medarbetare på www.vetenskapsrådet.se