Är det dags att utveckla dina utvecklingssamtal?
Vad är skillnaden mellan ett bra och dåligt utvecklingssamtal? Det finns troligen lika många olika samtalsformer som det finns chefer. För den sociala och inkännande chefen som gärna engagerar sig i medarbetarens liv är det inte ovanligt att samtalet blir till en trevlig fikastund. Kanske lägger båda parter mindre tid på skriftliga förberedelser eftersom ”de redan känner varandra så bra”. En mer analytisk och detaljerad chef ägnar kanske alltför stor del av samtalet åt siffror och utvärderingar och missar att lyssna och ställa oplanerade följdfrågor. Så att ha för strikta ramar kan vara lika ineffektivt som att inte ha några alls. Oavsett vilken chefstyp du är så finns det flera sätt att säkerställa att samtalet får de bästa förutsättningarna för att verkligen ge resultat. Men också för att medarbetaren ska få hjälp att identifiera sina egna och företagets mål.
När är den bästa tidpunkten?
All form av nystart innebär ofta att man haft tid för reflektion av det som varit. Det kan vara efter en föräldraledighet, längre sjukskrivning eller semester. För de flesta är det positivt att börja ett nytt år (eller ny arbetsperiod) med att blicka framåt och fundera på framtiden, men också att reflektera över året som gått. Så planera in dina medarbetares utvecklingssamtal innan vardagslunken hunnit sätta sig och definitivt innan det är dags för lönesamtal.
Vad är syftet med ett utvecklingssamtal?
Först och främst bör det vara tydligt för både dig själv och medarbetaren att samtalet ska bygga på dialog. Då vet även den som inte är så talför att det krävs engagemang från båda parter för att samtalet ska kunna leda till fördjupade insikter.
- Reflektera över året som gått. Hur har tidigare handlingsplaner följts?
- Skapa en nulägesbild. Dela upp i prestation, resultat, uppdrag och mål samt arbetsmiljö och hälsa.
- Prata om framtiden. Påbörja en individuell handlingsplan för året.
- Identifiera förmågor. Vilka är de och hur ska de prioriteras för att medarbetaren ska utvecklas?
- Peppa och coacha. När alla förutsättningar lagts på bordet är det din uppmuntran och vägledning som ”seals the deal”.
Hur förbereder du dig på bästa sätt?
Förberedelser är a och o, och som chef ska du börja med att ställa dig själv dessa frågor:
- Hur bedömer jag att medarbetarens arbetsinsats har varit det senaste året? Vad har fungerat respektive inte fungerat? Affärsmässiga effekter?
- Vad tycker jag att medarbetaren är riktigt skicklig på som jag vill ge feedback på? (konkreta situationer)
- Vad tycker jag att medarbetaren behöver utveckla alternativt förändra som jag vill ge feedback på? (konkreta situationer)
- Vilka möjligheter vill jag skapa för medarbetaren som stödjer utvecklingen av vår verksamhet?
- Vilka drivkrafter tror jag att min medarbetare drivs av, vad ger/tar energi från hens arbete?
- Vad är viktigast när det gäller medarbetarens professionella arbete och drivkrafter?
- Ser jag några outnyttjade kompetenser hos medarbetaren som jag tror kan komma till användning?
- Vad vill jag uppnå med samtalet?
- Vilka effekter vill jag se efter samtalet, för affärsområdet, arbetsgruppen respektive för medarbetaren?
Förenkla förberedelserna för båda parter med en struktur som håller samtalet inom ramarna, och med information som snabbt går att överblicka och följa i kronologisk ordning:
Tillbakablick - nuläge - framtid
Tillbakablick
Här ingår utförda aktiviteter men framförallt en reflektion kring målen; var de rimliga, motiverande, givande? Hur uppfylldes de? Överträffades målen eller var de kanske under förväntan? Vad beror det på? Vad kunde ha gjorts annorlunda?
Nuläge
Fokus på medarbetarens arbetsresultat i förhållande till målen. Som chef väger du även in medarbetarens befattningsbeskrivning, lönekriterier och budget för pågående uppdrag. Punkter att följa i nulägesbeskrivning:
- Prestation och resultat
Hur har prestationen varit under året? Arbetskvalitet? Har medarbetaren överträffat målen? Vad skulle kunna utvecklas bättre?
- Uppdrag och mål
Vilka prioriteringar ska göras det kommande året och hur? Var är verksamheten på väg? Vilka mål och prioriteringar har gruppen? Vad ska medarbetaren ha för fokusområden det kommande året? Vad vill medarbetaren fokusera på?
- Arbetsmiljö och hälsa
Hur trivs medarbetaren? Vilka arbetsuppgifter är extra roliga? Mindre roliga? Hur ser arbetsbelastningen ut? Är den rimlig? Om inte, vad skulle kunna ändras för att underlätta i vardagen? Hur fungerar samarbetet med kollegor/chef? Hur är den fysiska arbetsmiljön?
Framtid
Påbörja en individuell utvecklingsplan – vilka önskemål har medarbetaren när det gäller utveckling och karriär, både nu och på sikt. Finns det outnyttjade kompetenser? Förbättringsområden, drivkrafter, styrkor?
Hur genomför du samtalet på bästa sätt?
Utgå från den utvärdering och förberedelse som ni gjort och skriv ut era respektive versioner till samtalet. Håll er till en struktur men med möjlighet till fördjupning om medarbetaren visar sig ha behov av det. Att lyssna och ibland kunna läsa mellan raderna är en styrka i ett utvecklingssamtal. Men också att hålla tonen positiv och utvecklande. Ingen vill lämna ett utvecklingssamtal med en osäker eller negativ känsla.
Hur avslutar du med flaggan i topp?
Som chef är efterarbete och återkoppling en viktig del av ett framgångsrikt utvecklingssamtal. Avsätt tid för reflektion och fundera över hur samtalet gick. Fick du ut det du ville? Återkoppla sedan till medarbetaren med en sammanställning och dina personliga reflektioner, och be om feedback. Se även till att handlingsplanen följs och att beslut och löften infrias.
