Avdelningskoordinator till välkänt universitet i Stockholm

Arbetsbeskrivning

Koordinatorn kan ansvara för allehanda frågor och ärenden på avdelningen och vara avdelningens ansikte utåt vid mottagande av gäster till avdelningen. Koordinatorn har en planerande roll genom att sköta kontakt mellan gästen och skolans servicecenter. Detta genom att avlasta fakulteten, genom att koordinera den besöksplanering som behövs för att servicecenter kan ta till vida. Vidare ska koordinatorn planera lokal och skrivbordsplatser på avdelningen för både anställda och besökare.

Koordinator ska informera och förbereda servicecenter om vad gäst behöver vid besök, vara nyckelperson inom administrativa ansvarsområden samt den personen som besökare/medarbetare till DCS möter först på plats. Ta hand om DCS:s nyanställda genom att följa DCS:s onboarding-checklista, ordna rum, uppdatera maillistor, visa runt, introducera för kollegor samt ordna datorer och utrustning till samtlig personal.

Andra arbetsuppgifter tillhörande onboarding av nya medarbetare är också t.ex. att informera resterande anställda på avdelningen om detta genom mailutskick, visa den nyanställda avdelningens faciliteter, kontorsplats osv. Koordinatorn ska även vara behjälplig handledaren/ närmaste rekryterande chef, genom kontakt med IT- avdelningen om beställning av dator osv till den nyanställda. Utöver detta bör koordinatorn samordna och bevaka skötseln av avdelningen genom att framföra felanmälningar till service/infra, samt koordinera/beställa städning, catering osv som behövs till avdelningen. Koordinatorn ska också arbeta löpande med att upprätthålla och uppdatera avdelningens interna gruppsida samt avdelnings-webbsida.

En annan del av arbetet innebär att vara trivselperson på avdelningen, samordna gemensamma fikor, se till att medarbetare har ordning och reda i gemensamma ytor och ordna med event och workshops. Stor del av tjänsten innebär att vara den koordinerade rollen för administrativa ansvarsområden och samarbeta tätt med berörda enheter inom verksamhetsstödet. Dokumentera, utveckla rutiner, uppdatera system och intranät med rutiner och information ingår också som en del av tjänsten. Likväl som att vara behjälplig med att uppdatera hemsidor och andra administrativa uppgifter kopplat till skolans medarbetare. Samt stödja fakulteten på avdelningen med schemaplanering/schemaremiss.

Skallkrav

• Stor vana att arbeta med webbaserade system/ molnapplikationer
• Erfarenhet av administrativt arbete, minst 2 år
• Mycket goda kunskaper av MS Office program

Meriterande

• Lämplig högskole-/universitetsutbildning
• Erfarenhet av gäster, resebokningar och hantering av event
• Erfarenhet av att ha arbetat på högskola/ universitet tidigare
• Erfarenhet av att ha arbetat i koordinerande roll med många olika kontaktgrupper

Som person tror vi att du är:

Serviceinriktad - Relationsskapande & god samarbetsförmåga. - Uthållig & Problemlösande, - Självgående & Självständig, - God kommunikationsförmåga, - Ansvarstagande, - Initiativtagande -Noggrann.

Erbjudande

Rent formellt bygger en anställning hos oss på samma lagar och regler som på den övriga arbetsmarknaden. Vi har kollektivavtal, med allt vad det innebär vad gäller försäkringar, tjänstepension och fackliga relationer. Det som skiljer sig är att du blir anställd hos oss, men arbetar på olika uppdrag hos våra kunder. Du får chansen att arbeta i olika branscher, med olika arbetsuppgifter och med olika människor. Som konsult erbjuds du även friskvårdsbidrag samt utöver det får alla Manpowers anställda fri tillgång till över 4500 interaktiva utbildningar via vår e-learningportal PowerYOU.

Givetvis har du en konsultchef som finns tillgänglig för dig under hela din anställningsperiod och som är ansvarig för dina uppdrag, att du trivs på din arbetsplats och att du utvecklas i din yrkesroll.

Om Manpower

Manpower är Sveriges ledande rekryterings- och bemanningsföretag med tiotusentals attraktiva arbetsgivare över hela landet som våra kunder. Med vårt omfattande nätverk, lokalt såväl som globalt, kan vi erbjuda mängder av spännande lediga jobb som hjälper dig att bygga din karriär, både på kort och lång sikt. Hos oss kan du söka heltidsjobb eller extrajobb vid sidan av studierna.