"Jag vill att människor ska kunna fokusera på det de är bra på – utan att behöva vara rädda. Det är min drivkraft i säkerhetsarbetet.”
Magnus Jarl brinner för krisberedskap. I över 20 år har han byggt upp ManpowerGroups säkerhetsarbete. 2004 skapade han företagets första krisplan, och redan 2005 – långt innan coronapandemin var ett ord på allas läppar – skrev han en pandemiplan. För vissa kändes det som science fiction. För Magnus var det en självklarhet.
Men trots alla förberedelser finns det händelser ingen kan förutse. Under julen 2004 kom beskedet: Manpowers dåvarande vd Mats Sävstam hade avlidit under tsunamikatastrofen.
– Vi fick testa vår krisplan skarpt direkt, vilket gick bra – men det var naturligtvis både en sorg och chock. Hur förberedd man än är i teorin så är det en helt annan sak att vara med om en kris i praktiken.
Den insikten har följt honom genom åren. Att bygga en resilient organisation handlar inte bara om att ha checklistor och strukturer, utan också om att förbereda sig på att hantera det oväntade.
Hur lyckas man vara beredd på nästan vad som helst?
– Inom ManpowerGroup har vi i dag krisplaner för allt från IT-attacker och ekonomiska svängningar till fysiska hot och samhällskriser. Vår senast färdigställda krisplan handlar om krig och kärnkraftsincidenter. Det låter dramatiskt, men det är så man måste tänka.
Fyra faser av krishantering – grunden för en resilient organisation
Hur gör man då för att skapa en resilient organisation? För att stärka företagets motståndskraft kan säkerhetsarbetet delas in i fyra faser, förklarar Magnus:
Förebyggande fasen: Förstå riskerna innan de blir verklighet
Den förebyggande fasen handlar om att minska riskerna innan en kris uppstår. Det kan innebära allt från att ha rätt försäkringar och säkerhetsrutiner till att utbilda anställda i cybersäkerhet.
– Vi jobbar mycket med att visualisera olika scenarier. När man har gått igenom en kris i huvudet blir den lättare att hantera om den skulle inträffa på riktigt.
Förberedande fasen – öva, öva, öva
En bra plan är ingenting utan träning. I den förberedande fasen utvecklas krisplanerna och testas som verkliga case.
– Det är viktigt att ha en tydlig ansvarsfördelning. När krisen slår till måste alla veta vad de ska göra, säger Magnus. Att läsa en instruktion är en sak, men att stå mitt i en övning där larmet går och du måste agera – det är något helt annat.
Akutfasen – när allt sätts på prov
I krisögonblicket testas organisationens beredskap.
– Det visar sig nästan alltid att det inte går att förbereda sig för allt – men ju mer du har tränat och förberett, desto kortare och mindre kaotisk blir den akuta fasen.
När terrorattacken på Drottninggatan 2017 inträffade satt ManpowerGroups personal i huset bredvid. Även då var krisplanen inte bara ett dokument, utan en nödvändighet.
– Vi fick snabbt samla in personal, låsa dörrarna och kunde först på kvällen – flera timmar senare – genomföra en kontrollerad evakuering med polisens hjälp. Det var ett sådant ögonblick då vi insåg varför vi lägger ner så mycket tid på att förbereda oss, säger Magnus.
Han påpekar att en av de viktigaste delarna i akutfasen är kommunikation.
– Det är viktigt i den här fasen att information är lätt att nå och vi kommunicerar. Vi är ett globalt företag, och alla måste snabbt kunna få veta nästa steg. På ManpowerGroup har vi vår skickliga kommunikationschef Hélèn Belin som leder detta arbete. Vi använder allt från sms och intranät till sociala medier, beroende på vad som är mest effektivt i stunden.
Återhämtning – utvärdera och förbättra
Efter krisen börjar det viktigaste arbetet: att lära sig av den.
– Vi utvärderar alltid: Vad fungerade? Vad gjorde vi bra? Vad kan vi göra bättre nästa gång? Det är viktigt att göra det ordentligt och strukturerat varje gång, även vid “små” kriser där man tycker allt fungerade bra, för att hela tiden bli ännu bättre.
När krisen pågår under lång tid
ManpowerGroup har under åren testats i flera skarpa situationer, från tsunamikatastrofen 2004 och terrorattentatet på Drottninggatan till pandemin. Något som skilde Covid-19 från många andra kriser var att den pågick under så lång tid, menar Magnus.
– När en kris inträffar är det lätt att gå in i ett akutläge och arbeta dygnet runt. Men om den pågår i månader eller år måste man organisera sig långsiktigt. Man kan inte tömma sig själv och sina resurser direkt.
– Själva idén med en krisplan är just att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet samtidigt som man hanterar krisen.
Så bygger du en resilient organisation – Magnus 7 bästa tips
Hur kan andra företag skapa en robust verksamhet som står pall i både små och stora kriser? Här är Magnus sju viktigaste råd:
- Gör en riskanalys
Ingen kan vara förberedd på allt, men du kan vara bäst förberedd på det som är mest sannolikt för just din organisation.
- Håll krisplanerna uppdaterade
Krisplaner måste uppdateras regelbundet och innehålla både kortsiktiga och långsiktiga strategier.
- Öva regelbundet
Att läsa en krisplan är en sak, men att uppleva den i en simulerad övning är något helt annat.
- Ha en tydlig ansvarsfördelning
Ingen kan hantera en kris ensam. Se till att roller och ansvarsområden är tydliga redan innan något händer.
- Resiliens kräver samarbete
Säkerhet och krishantering kan aldrig vara en isolerad funktion. HR, juridik, ledning, kommunikation – alla måste vara med.
- Planera för det otänkbara
Att ha en plan för en pandemi år 2005 verkade överdrivet då – men det var exakt vad som gjorde att ManpowerGroup kunde hantera Covid-19 bättre än många andra.
- Ha ledningen med dig
ManpowerGroups koncernledning har alltid förstått vikten av ett väl utvecklat säkerhetstänk, och det är helt avgörande för att säkerhetsarbetet ska lyckas.
“Vi planerar för allt – men i slutändan handlar det om människorna”
Magnus återkommer alltid till samma punkt: krishantering handlar i slutändan om människor.
– Vi kan ha hur många flödesscheman och checklistor som helst, men en kris drabbar alltid individer. Någonstans finns en människa som behöver en filt över sig i en akutsituation. Krisberedskap handlar om att få allt att fungera – från ledningsnivå ner till individnivå – så att den människan alltid får den filten.
Är din organisation redo för nästa kris?
Resiliens handlar inte om att undvika kriser, utan om att stå stark när de inträffar. Genom att bygga en flexibel, förberedd och kommunikativ organisation kan ni som företag säkerställa att både anställda och kunder känner sig trygga – oavsett vad framtiden bär med sig.
Hitta fler intressanta artiklar på vår blogg >
